Tenue de dossiers : protégez les informations et les documents de votre dossier Planète Dépôts, LLC

La sécurité et la confidentialité sont primordiales en matière juridique. Même si le cas n’a pas d’ordonnance de protection ou de définition confidentielle, vous ne voulez en aucun cas que les informations de vos clients soient compromises. Il n’est pas contesté que votre agence de sténographie judiciaire garde vos informations et celles de vos clients privées. Les plates-formes distantes, les référentiels, les logiciels de partage, etc. doivent être sécurisés. Votre agence doit être totalement transparente sur les mesures de sécurité en place, y compris le cryptage, les plates-formes d’hébergement, etc.

Pensez par exemple aux dossiers les plus confidentiels dans vos problématiques de propriété intellectuelle. Où seraient-ils les plus vulnérables ? Le référentiel de la Court Reporting Agency contient toutes les transcriptions, vidéos et pièces à conviction lors de chaque dépôt et éventuellement procès. De plus, si vous utilisez une plate-forme pour partager ces expositions, vous devez tenir compte du degré de sécurité de cette plate-forme, car des documents sensibles contenant des informations exclusives et même du code source sont stockés et partagés via le programme. Le monde sombre du vol virtuel est devenu de plus en plus complexe. Les attaques par rançon ont fortement augmenté au cours des deux dernières années et les cabinets d’avocats sont devenus la cible de ces agents malveillants. Il est plus important que jamais de vérifier les pratiques de sécurité de votre agence de sténographie judiciaire. Toutes les plates-formes d’hébergement doivent être à l’épreuve du fer.

Quelles mesures de sécurité devez-vous rechercher ? Ceux-ci sont cruciaux :

  • Chiffrement
  • Politiques de mots de passe solides
  • Authentification multifacteur
  • Exécution d’une ordonnance de protection

Qu’est-ce que le cryptage ? Le cryptage convertit les données en code pour empêcher tout accès non autorisé. Vous souhaitez protéger vos fichiers de cette façon lorsqu’ils sont envoyés par e-mail et lorsqu’ils sont dans le stockage virtuel. Recherchez le cryptage AES (Advanced Encryption Standard) 256 bits pour une sécurité élevée. AES est rapide, flexible et sécurisé. L’AES 256 bits est considéré comme un cryptage de “classe militaire” et a été adopté par le gouvernement américain et d’autres organisations de renseignement du monde entier. Il est également utilisé dans de nombreuses applications, y compris les VPN (réseau privé virtuel, connexion appareil-réseau cryptée), ce qui est extrêmement important pour la sécurité. Les fichiers sont-ils cryptés pendant la transmission et en mode veille ? La réponse devrait être oui. Vous voulez protéger entièrement toutes vos informations.

Quelles sont les politiques de mot de passe ? Vous pouvez également créer vous-même un mot de passe fort, mais leur politique vous oblige-t-elle à créer un mot de passe fort ? La société de sténographie judiciaire doit donner la priorité à la sécurité, et cela se reflète dans la difficulté à ouvrir votre connexion.

  • Combien de caractères sont nécessaires ?
  • Avez-vous besoin d’ajouter un chiffre et un caractère spécial ?
  • Avez-vous besoin de lettres majuscules et minuscules dans votre mot de passe ?
  • À quelle fréquence devez-vous réinitialiser votre mot de passe ?

En règle générale, les exigences en matière de mot de passe doivent inclure les éléments suivants.

  • Au moins huit (8) caractères
  • Au moins une lettre majuscule
  • Au moins une lettre minuscule
  • Au moins un caractère spécial
  • Au moins une valeur numérique

Plus votre mot de passe est compliqué, mieux c’est. Vous devez mettre à jour votre mot de passe périodiquement. Les entreprises qui prennent au sérieux la protection des informations ont des protocoles qui nécessitent des mises à jour régulières des mots de passe. Planet Depos a écrit quelques conseils utiles pour créer des mots de passe forts.

L’authentification multifacteur donne à votre mot de passe des dents supplémentaires. L’authentification multifacteur est parfois appelée authentification en deux étapes. En plus de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, vous aurez besoin d’une autre méthode pour prouver que vous êtes autorisé à accéder à votre compte. Le facteur initial est votre combinaison nom d’utilisateur / mot de passe – quelque chose que vous connaissez. Un facteur supplémentaire est quelque chose que vous avez – comme un smartphone ou un compte de messagerie. Si vous entrez correctement votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, vous recevrez un SMS ou un e-mail avec le code que vous devez entrer avant de pouvoir accéder à votre compte. L’authentification multifacteur rend plus difficile l’accès à votre compte à moins qu’il n’ait accès à votre autre méthode de vérification, comme votre téléphone portable ou votre e-mail. L’authentification multifacteur n’est souvent activée que la première fois que vous vous connectez à votre compte à partir d’un nouvel appareil, que vous pouvez ensuite vous inscrire pour le reconnaître.

La gestion de la protection est une priorité. Vous souhaitez que la commande soit signée par toutes les parties concernées et vous soit renvoyée dans les plus brefs délais. L’ordre doit être clairement suivi, les noms corrects utilisés et tous les e-mails marqués en conséquence, les transcriptions éditées si nécessaire, etc. Si les fichiers doivent être détruits à l’avenir, vous devriez recevoir une réponse immédiate du gestionnaire de cas confirmant la réception des instructions et vous informant lorsque tous les fichiers – transcriptions, vidéos, pièces à conviction, correspondance et autres documents énumérés dans l’ordonnance – ont été été détruit.

La sécurité est primordiale pour vos clients et doit être stricte tout au long de l’affaire. Toutes les informations de cas sont précieuses pour votre client, la plupart d’entre elles étant très sensibles, vous devez donc revoir les systèmes et les procédures qui protègent ces informations. À l’ère actuelle de tant de conflits à distance, une infrastructure et des protocoles plus solides ont été développés pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire.

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